Tu empresa cometió una infracción laboral hace años, la Inspección de Trabajo llama a tu puerta… ¿todavía puede sancionarte? La respuesta depende de algo que muchas empresas desconocen: los plazos de prescripción.

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Índice de contenidos

1. ¿Qué significa que una infracción haya prescrito?
2. La norma que lo regula todo: la LISOS
3. Los plazos según el tipo de infracción
4. ¿Desde cuándo empieza a correr el reloj?
5. Causas que interrumpen la prescripción
6. La prescripción de las sanciones ya impuestas: un plazo diferente
7. La controversia jurídica que sigue abierta: el debate sobre los cinco o tres años
8. ¿Qué ocurre con las infracciones continuadas?

1. ¿Qué significa que una infracción haya prescrito?

Cuando hablamos de prescripción en el ámbito sancionador, nos referimos al momento en que la Administración pierde la facultad de imponer una sanción por un incumplimiento concreto. Dicho de otro modo, el tiempo actúa como escudo jurídico para la empresa. Si los plazos establecidos por la ley han transcurrido sin que se haya iniciado el procedimiento sancionador, la infracción queda extinguida y no puede derivar en ninguna consecuencia económica ni administrativa.

Este principio no es una mera formalidad. Tiene un fundamento constitucional relacionado con la seguridad jurídica: Nadie puede estar indefinidamente expuesto a ser perseguido por un incumplimiento del pasado. La certeza sobre los propios derechos y obligaciones exige límites temporales claros, tanto para los trabajadores como para las empresas.

2. La norma que lo regula todo: La LISOS

El marco jurídico de referencia en este terreno es el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, conocida popularmente como la LISOS. Esta norma regula las diferentes infracciones administrativas que una empresa puede cometer, clasificándolas según su gravedad en leves, graves y muy graves.

A esta ley principal hay que sumarle el Real Decreto 928/1998, que desarrolla el procedimiento sancionador, así como la Ley 23/2015, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. De forma subsidiaria, también entra en juego la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público, aunque solo cuando las normas específicas no prevean un plazo concreto.

3. Los plazos según el tipo de infracción

Uno de los aspectos más prácticos —y a menudo más desconocidos— es que los plazos de prescripción no son uniformes. Varían en función de la materia sobre la que recae la infracción y, dentro de cada materia, de la gravedad de la conducta.

El artículo 4 de la LISOS establece como regla general que las infracciones prescriben a los tres años desde que se cometió la infracción, con las siguientes excepciones: En materia de Seguridad Social, el plazo se extiende a los cuatro años; en prevención de riesgos laborales, las infracciones leves prescriben al año, las graves a los tres años y las muy graves a los cinco años; y en el ámbito de las sociedades cooperativas, los plazos son notablemente más cortos: tres meses para las leves, seis meses para las graves y un año para las muy graves.

Así, la categoría de la infracción no solo determina la cuantía de la multa, sino también el tiempo que tiene la Inspección de Trabajo para ejercer su potestad sancionadora. Una infracción muy grave en materia de prevención de riesgos laborales puede perseguirse durante cinco años; una falta leve en el mismo ámbito, únicamente durante doce meses.

4. ¿Desde cuándo empieza a correr el reloj?

Con carácter general, el plazo de prescripción se computa desde el día en que se cometió la infracción. Esto parece sencillo, pero en la práctica puede generar discrepancias importantes, especialmente cuando el incumplimiento no tuvo lugar en un momento puntual sino a lo largo del tiempo.

Imaginemos, por ejemplo, una empresa que durante varios años no elaboró correctamente los contratos de un grupo de trabajadores. ¿Desde qué momento cuenta el plazo? La respuesta tiene consecuencias económicas muy relevantes: si la infracción lleva más de tres años produciéndose, la Inspección solo podrá sancionar los incumplimientos más recientes, quedando fuera del alcance sancionador todo lo anterior.

5. Causas que interrumpen la prescripción

Que el plazo haya empezado a correr no significa necesariamente que vaya a agotarse sin consecuencias. La prescripción puede interrumpirse, lo que implica que el contador se reinicia desde cero una vez desaparece la causa que la motivó.

Entre las causas que interrumpen la prescripción en el orden social se encuentran: El acta de infracción debidamente notificada, un requerimiento o una orden de paralización emitida por la Inspección de Trabajo; el inicio del procedimiento de oficio regulado en el artículo 6 del RD 928/1998; o cualquier actuación administrativa con conocimiento formal del sujeto pasivo que esté dirigida a comprobar la infracción. También se considera interrupción el reconocimiento expreso de los hechos constitutivos de la infracción por parte del responsable, así como la presentación de reclamaciones o recursos por parte de los afectados o sus representantes.

En términos prácticos, esto significa que una simple visita de la Inspección de Trabajo que se notifique formalmente a la empresa puede bastar para que el plazo de prescripción quede interrumpido y empiece de nuevo. Un dato a tener muy en cuenta.

6. La prescripción de las sanciones ya impuestas: Un plazo diferente

Es fundamental distinguir entre dos momentos bien diferenciados: El plazo para que la Administración pueda iniciar el procedimiento sancionador y el plazo durante el cual puede exigirse el cumplimiento de una sanción que ya ha sido impuesta y ha adquirido firmeza.

Una vez impuesta y firme la sanción, esta prescribe a los cinco años, contados desde el día siguiente a aquel en que adquiera firmeza la resolución por la que se impone. Además, la declaración de caducidad de un expediente administrativo sancionador no impide que se inicie uno nuevo.

Esto tiene una consecuencia importante: una empresa puede creer que determinada sanción ha quedado olvidada cuando en realidad el plazo para ejecutarla no ha concluido. No es lo mismo que prescriba la infracción que prescriba la sanción ya dictada.

7. La controversia jurídica que sigue abierta: El debate sobre los cinco o tres años

En los últimos tiempos, la cuestión de qué plazo resulta aplicable a la prescripción de las sanciones ya impuestas ha generado un debate doctrinal y jurisprudencial de notable calado.

La sentencia del Tribunal Supremo de 25 de junio de 2024 confirmó que el plazo de prescripción de las sanciones es de cinco años conforme al RD 928/1998, si bien existe un voto particular que defiende que el plazo debería ser de tres años, al amparo del artículo 30 de la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público. Este voto particular argumenta que el principio de legalidad exige que la regulación de la prescripción de infracciones y sanciones se lleve a cabo mediante una ley en sentido formal, por lo que la fijación de dicho plazo a través de un reglamento de procedimiento —como es el RD 928/1998— sería contraria a dicho principio.

Aunque la posición mayoritaria del Alto Tribunal respalda los cinco años, el voto disidente pone sobre la mesa una cuestión de fondo que no está del todo cerrada: si la regulación por vía reglamentaria de la prescripción de sanciones es o no conforme con el principio de legalidad. Un debate que, de prosperar en futuras resoluciones, podría cambiar significativamente el panorama sancionador para muchas empresas.

8. ¿Qué ocurre con las infracciones continuadas?

Las infracciones continuadas merecen un apartado propio porque plantean dificultades específicas a la hora de determinar el inicio del plazo prescriptivo.

Cuando nos encontramos ante infracciones permanentes o continuadas, el plazo de prescripción no comienza desde que se inicia el comportamiento infractor, sino desde que este finaliza. Esto tiene sentido: si la conducta ilícita sigue produciéndose, no es lógico que el tiempo para perseguirla empiece a correr desde el primer día.

Un ejemplo frecuente es la empresa que mantiene sistemáticamente condiciones de trabajo irregulares durante años. Mientras esa situación persiste, el plazo no empieza a correr. Solo cuando cesa el incumplimiento se activa el contador de la prescripción. Esto amplía considerablemente el margen de actuación de la Inspección de Trabajo frente a este tipo de conductas.

Conocer estos plazos no es solo una cuestión de defensa reactiva. Es también una herramienta de gestión preventiva: saber en qué momento ya no es posible ser sancionado por un incumplimiento concreto, o cuándo una actuación de la Inspección puede reiniciar el plazo, permite a las empresas tomar decisiones informadas y anticiparse a posibles contingencias administrativas.