La obligación de depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil no solo constituye un deber legal, sino que su incumplimiento puede acarrear importantes consecuencias para las sociedades. En este artículo se analizan las principales implicaciones de esta omisión.

Las cuentas Anuales de las Sociedades Limitadas y Anónimas deben aprobarse por la Junta General de Socios en un plazo de seis meses desde la fecha de cierre de ejercicio y depositarse en el Registro Mercantil como máximo un mes después de la celebración de dicha Junta. En el caso de la mayor parte de las sociedades, cuyo cierre de ejercicio coincide con el año natural, es decir el 31 de diciembre, la fecha máxima en la que dichas cuentas deberían depositarse en el Registro Mercantil sería el 30 de julio del año siguiente.

Consecuencias económicas y reputacionales

Es bien sabido que una de las principales consecuencias de la falta de presentación de las mencionadas cuentas en el Registro afecta a la imagen y la confianza que la sociedad tiene frente a terceros ya que, entre otras:

• Las entidades financieras suelen pedir entre la documentación necesaria para conceder un préstamo o ampliar una línea de crédito una certificación del depósito de las cuentas  e incluso las cuentas mismas y no entregarla puede derivar en no obtener el crédito o dificultar su consecución o las condiciones impuestas al mismo.
• Determinados clientes y proveedores también pueden solicitar dicha  información haciendo peligrar contratos importantes y definitorios para la viabilidad de la empresa.
• En determinados contratos con las Administraciones Publicas, no disponer de ese Certificado implica no poder optar a los mismos.

Consecuencias registrales

Otra consecuencia que también es usualmente conocida es el llamado cierre provisional de la Hoja Registral de la Sociedad, lo que implica que a partir de ese momento salvo excepciones muy concretas, la Sociedad no podrá inscribir ningún documento relativo a la mencionada sociedad y por tanto dichos cambios no tendrán efectos frente a terceros. Un cambio de domicilio social o cualquier variación en los estatutos no será válido ni oponible frente a terceros lo que puede conllevar serios problemas operativos. Dicho cierre registral se produce transcurrido un año desde la fecha de cierre de ejercicio social sin que se hayan depositado las cuentas.

Responsabilidad de los Administradores

La responsabilidad en la que incurren los Administradores es otra consecuencia, quizás menos conocida pero no menos importante ya que las implicaciones derivadas de la misma pueden afectar directamente al patrimonio de los mencionados administradores. Al haberse incumplido uno de los deberes inherentes al cargo de Administrador, la ley establece que el Órgano de Administración  debe responder frente a la propia sociedad, frente a los socios y frente a terceros de los daños producidos por el incumpliendo de sus deberes al frente de la misma, lo que puede derivar en perjuicios económicos de los que directamente debería hacerse cargo.

Sanciones Económicas

Y por supuesto también existen sanciones económicas derivadas del incumplimiento de la mencionada obligación. Estas sanciones se encuentran reguladas en el art.283 de la Ley de Sociedades De Capital donde se establecen unas multas que van desde los 1.200,00 a los 60.000,00 euros. Dichas sanciones son menos conocidas ya que, a pesar de que su existencia desde el año 2010, estas penalizaciones han sido mínimamente aplicadas en la práctica. Ello ha sido debido a que  dichas sanciones debían ser impuestas por el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) que no contaba ni con los medios ni con los recursos necesarios para el establecimiento de las mismas.

Sin embargo esta situación está cambiando, por una parte en el ámbito normativo ya que en  el Reglamento de Auditoría de Cuentas  se ha desarrollado con mayor concreción el criterio sobre la imposición de sanciones y por otra parte en el ámbito operativo, ya que se han incrementado los recursos destinados al ICAC y además se ha establecido la posibilidad de que parte de la propuesta de los expediciones sancionadores y la gestión de los mismos se traslade a los Registradores Mercantiles. Todo ello habla de la clara intención por parte de la Administración Pública de perseguir el incumplimiento de esta norma y de la necesidad de que las sociedades lo tengan en consideración para o bien cumplir con la obligación o bien para prever la contingencia del pago de una notable sanción económica.

Conclusión

El cumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales no debe entenderse solo como un trámite formal, sino como una garantía de transparencia empresarial. Las consecuencias del incumplimiento pueden derivar en sanciones economicas importantes y afectan no solo a la sociedad, sino también a sus administradores y su entorno contractual y financiero.