El conocido como reglamento VERIFACTU es en realidad el Reglamento que regula los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre. Dicho Reglamento desarrolla el contenido en la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. El nombre de VERIFACTU corresponde con una de las opciones que el sistema permite, como veremos más tarde.

Aunque a veces tienden a confundirse, no tiene que ver con la factura electrónica y su desarrollo. La factura electrónica es un documento digital expedido recibido y almacenado en formato digital y que tiene la misma validez que una factura, es decir es el equivalente a una factura tradicional pero en formato digital. Será obligatoria pero está pendiente de que se apruebe su regulación.

El caso que nos ocupa, no se trata de modificar la forma en la que se emite la factura. Como el propio nombre de la ley indica, el sistema se ha implementado como una medida más de lucha contra el fraude fiscal y su objetivo es regular cómo deben funcionar los sistemas informáticos de facturación de forma que “se garantice la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.

Es decir, no modifica ni altera materialmente las obligaciones sustantivas de facturación, que se seguirán rigiendo por lo establecido en la normativa tributaria aunque si que ha introducido una pequeña modificación que consiste en la incorporación, en las facturas y facturas simplificadas emitidas, de un código QR y, en su caso, una leyenda de “factura verificable” o VERI*FACTU.

En conclusión se trata de implementar un sistema obligatorio de facturación en el que no puedan modificarse ni eliminarse las facturas después de haberse emitido ni llevar sistemas de doble facturación.

¿QUIENES TIENEN QUE APLICAR EL NUEVO REGLAMENTO?

En primer lugar y, por supuesto, a todos los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación ya que todos los programas que comercialicen deben cumplir con los requisitos establecidos en el Reglamento.

En segundo lugar todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas y estén obligados a expedir facturas, tanto si están sujetos a IRPF como si lo están al Impuesto sobre Sociedades, es decir autónomos y empresas, deben cumplir con dicho Reglamento.

Existen algunas excepciones:

• Si no se está obligado a expedir facturas como es el caso de los sujetos acogidos al Régimen especial de agricultura, ganadería y pesca, los del Recargo de Equivalencia y los del Régimen Simplificado de IVA, ya que no tienen que emitir facturas
• Las sociedades y personas físicas que estén en el SII o las que estén exentas, las primeras porque ya envían la información a la AEAT y las segundas porque ni tienen que emitir facturas.
• Las sociedades y personas físicas que tengan su domicilio fiscal en el País Vasco o en la Comunidad Foral de Navarra ya que ellos funcionan ya en un régimen similar desde el 2022.
• Aquellas sociedades y personas físicas que facturen exclusivamente de forma manual. Aunque en este último apartado hay que establecer algunos matices:

Existe el caso de algunos contribuyentes que no tienen en general la obligación de expedir facturas pero si están obligados en determinadas circunstancias (factura emitida a empresa o Admón. Publica o venta de inmuebles por ejemplo). Si ese caso se produce o, si de forma voluntaria quieren emitir alguna factura y utilizan un sistema informático para ello, entonces están obligados a cumplir con el Reglamento.

También existe el caso de las sociedades y autónomos con escaso número de facturas que aunque no confeccionen las facturas a mano, si utilizan programas como procesadores de texto u hojas de cálculo, tipo Word o Excel, para hacerlas. Esta forma de facturar ha generado bastante polémica en relación a su necesaria inclusión o no en este sistema. Ni la Ley ni el Reglamento lo aclara, pero si lo ha hecho la Agencia Tributaria que especifica lo siguiente:

“El reglamento no le afectará si los procesadores de texto o las hojas de cálculo se utilizan exclusivamente para:

Introducir los datos de las facturas, expedir e imprimir las facturas y conservar la información de facturación.

Por el contrario, sí estará sujeto al reglamento y se considerará un sistema informático de facturación si, además de las funciones anteriores, se utiliza para procesar la información de facturación contenida en el programa para generar directamente los libros registros de IVA, los libros registro de IRPF, la contabilidad, o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento voluntario de obligaciones tributarias”

Y por supuesto la Agencia Tributaria podrá verificar si dichos programas cumplen o no con los criterios establecidos en la ley para su inclusión o exclusión.

IMPLANTACION DEL SISTEMA

• Se debe tener un software de facturación que cumpla con los requisitos establecidos en el Reglamento y asegurarse que el proveedor certifique dicho cumplimiento a través de una declaración responsable.
• Se debe disponer de Certificado Electrónico. Las facturas deberán estar firmadas electrónicamente por el emisor de la factura y generarán automáticamente un QR.  El código QR actúa como unallave de verificación instantánea, vinculando la factura con la AEAT y reforzando la fiabilidad del proceso de facturación. Al escanearlo, se podrá comprobar al momento la validez del documento, lo que refuerza la transparencia y ayuda a prevenir el fraude fiscal.
• Las facturas así generadas podrán enviarse en el momento a la Agencia Tributaria (Sistema Verifactu) o no enviarlas (Sistema No Verifactu) pero en ese caso deberán guardarse de forma segura los registros de facturación y a disposición de la AEAT
• La Agencia Tributaria ofrecerá gratuitamente una aplicación básica de facturación. Está previsto que se desarrolle entre junio y septiembre de este año y está pensada básicamente para autónomos y empresas con poco volumen de facturación

PLAZO

Los empresarios y profesionales que expidan facturas a los que les afecte el reglamento deberán tener operativos sus sistemas informáticos de facturación, adaptados a las características y requisitos que se establecen en él y en su normativa de desarrollo, antes del 1 de enero de 2026, si tributan en el Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2026, para el resto.

SANCIONES

• A los fabricantes y comercializadores de productos informáticos 150.000,00 euros fijos por ejercicio económico
• A las sociedades y autónomos que tengan sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en la normativa: 50.000,00 euros por cada ejercicio económico.

CONCLUSIONES

El denominado sistema VERIFACTU, establece cómo deben funcionar los programas informáticos de facturación para prevenir el fraude fiscal. A diferencia de la factura electrónica, no cambia la forma de emitir facturas, sino que pretende garantizar su integridad, trazabilidad e inalterabilidad. Será obligatorio para empresas y autónomos, con algunas pero escasas excepciones. Las facturas deberán incluir un código QR y podrán enviarse a la AEAT en tiempo real. La implantación será obligatoria en 2026, con sanciones elevadas por incumplimiento. Nuestra recomendación: El sistema se va a implantar, adáptese cuanto antes.